”Vi har ju ett intranät, varför är det ingen som använder det?”
Bra fråga! Kan det vara så att du har gammalt, tråkigt och inaktuellt innehåll som inte engagerar eller hjälper dina kollegor?
Att ha uppfattningen att ett nytt system i sig ska lösa problem är skrämmande nog inte helt ovanlig. Det behövs mycket mer än en lyckad implementation för att ett intranätsprojekt faktiskt ska lyckas. Men vad krävs egentligen av din organisation för att nå era mål med den nya plattformen?
Som vi nämnde i den förra artikeln är det viktigt att ta fram tydliga och mätbara mål för ditt intranät. Vad är syftet och vad är förväntningarna på den nya plattformen? Vilken information ska finnas, och hur ska den användas?
Idag kommer vi lyfta innehållet på intranät. Vad som brukar finnas, vad som bör finnas och hur man kan bygga upp funktioner kring detta för att få ut önskade effekter.
Vi börjar med att titta på vilken information det brukar finnas mest och minst av på ett intranät*.
Den vanligaste informationen på ett intranät:
- Nyheter
- Länkar till Verktyg & System
- Mallar & Lathundar
- Personalinformation (friskvård, lön, semester mm.)
- Styrdokument, riktlinjer och policys
Den minst vanliga informationen på ett intranät:
- Utbildning (e-learning)
- Nyckeltal för företaget, avdelningen eller för medarbetaren
- Statusuppdateringar
- Bloggar
- Möjligheten att bygga nätverk
*Statistiken kommer från WSAs Rapport från 2019.
Så hur ska vi använda informationen?
Den vanligaste informationen är viktig för både organisationen och personalen. Dock kan man behöva tänka till extra kring hur denna ska presenteras för att vara nyttig och effektiv. Många använder intranät för att samla dokument. Stora mängder dokument som laddats upp till intranätet är därför inte ovanligt. Men hur är det egentligen med versionshistorik och sökbarhet? Är alla dokument på ert intranät uppdaterade och aktuella?
Det smidigaste sättet att undvika utdaterade dokument som laddats upp och sedan inte förnyats är en länkning till ett SharePoint-bibliotek. Det finns flera anledningar till en sådan koppling och vi kommer nämna några här. En länkning till ett bibliotek i SharePoint möjliggör det för användaren att hela tiden ha tillgång till uppdaterade och aktuella dokument. Men det finns även andra fördelar, speciellt när det kommer till sökfunktioner. Det är inte ovanligt att kunna söka på dokumentnamn i ett system. Det finns dock mer att få ut av en sökfunktion. Genom att göra en koppling till SharePoint möjliggör man sökning i hela dokument istället för enbart titlar.
Möjliggör den digitala arbetsplatsen med ett genomtänkt intranät
Nu återvänder vi till den digitala arbetsplatsen (och i det här fallet pratar vi office 365 med). För att få ut mesta möjliga och skapa ett effektivt intranät med aktuell och intressant information är det viktigt att hålla alla dokument uppdaterade. Ovan nämnde vi att en koppling till Sharepoint möjliggör just detta. Men för att skapa effektivitet och användbarhet bör man fundera på vilka typer av dokument som används.
Mallar, blanketter eller formulär?
Ett av de vanligaste användningsområdena för ett intranät är nedladdning av dokument och blanketter. Varför använder man sig av just blanketter? Finns det sätt att digitalisera blanketterna genom att använda sig av formulär? Kan man använda mallar i respektive program (Word, Excel, PowerPoint) istället för fasta dokument som laddas upp och ner? Fundera kring hur dina dokument används och hur ni vill att de ska användas.
Hur lyfter vi det som ligger i botten?
Nu har vi kortfattat nämnt våra toppfunktioner i ett intranät. Men vi får inte glömma det som ligger i botten av listan. Bara för att det inte är vanligt att använda sig av dessa funktioner betyder det inte att de inte är viktiga eller uppskattade! Underskatta inte de sociala och utvecklande funktionerna som intranät kan innebära. Gör ditt intranät till en digital samlingspunkt som blir en naturlig mötesplats för organisationen!
Underskatta inte de sociala funktionerna. Engagemanget är lika viktigt internt som externt!
Vi mäter ofta engagemang i sociala medier. Vi vill engagera våra besökare få dem att se oss och interagera med oss. Det är minst lika viktigt att engagera sina medarbetare. Genom att skapa ett socialt flöde uppfyller man en av de vanligaste förväntningarna på ett intranät. Många förväntar sig en smidig kommunikationskanal med snabba statusuppdateringar och inlägg från kollegor. Många intranät erbjuder denna typ av funktioner, men få väljer att använda den. Genom att tydliggöra syfte och mål med intranätet ökar man engagemanget och användningen av intranät. Det finns olika former att dela informationen, ett vanligt ”statusflöde” där man får följa med i händelser. Eller varför inte bloggar där en annan typ av kunskapsspridning möjliggörs. Vad behöver just din organisation?
Kompetensplattform
Varför inte samla ihop era digitala verktyg och arbeta med utbildning och e-learning på ert intranät? Använt plattformen för kompetensutveckling och utbildning, här kan du styra innehåll och målgrupp så rätt personer får rätt utveckling!
Nätverkande
Skapa en naturlig mötesplats online. Hur vill du att dina kollegor ska använda intranätet? Nätverkande internt kan vara lika viktigt som externt. Har du koll på alla kompetenser inom din organisation?
Vill ni veta mer?
Det finns otroligt mycket att ta hänsyn till och fundera på när man ska välja intranät. I nästa artikel kommer vi att lyfta just vad man ska tänka på i valet av plattform. Vill ni veta mer kring hur man ska tänka kring innehållet på ett intranät? Hör av er till oss så berättar vi mer! Vi är oberoende rådgivare och säljer inga system – vi stöttar företag i att ta mer välinformerade beslut kring era behov helt enkelt!
Missa inte nästa del, följ oss på Linkedin för de senaste nyheterna!