Vad tänker du på när du hör ordet “intranät”?

Intranät har gått från att vara analogt till idag digitalt. Med analogt menar jag i pappersform som ett blad på en anslagstavla eller en personaltidning. Förr fanns ofta information om Månadensanställd, veckans ros, chefen berättar, matsedel och liknande. Detta skiljer sig mycket från dagens intranät. Användningsområdena varierar fortfarande vitt och brett, men att intranät har utvecklats till att vara kommunikationsplattformar snarare än informationsplattformar som de var förr kan nog de flesta hålla med mig om.

Intranätet – ett socialt verktyg

Ett intranät idag ska vara ett socialt flöde där nyheter och information presenteras. Idag är det extra viktigt att nyheterna är personligt anpassade och relevanta för den tjänst, avdelning, kontor eller region som man arbetar på. Om vi tänker oss ett nationellt bolag med många kontor över hela Sverige, eller ett internationellt bolag med kontor över hela världen. En nyhet i Umeå är då förmodligen inte relevant för de i Landskrona eller Dubai för den delen. Trafiksituationen i Stockholm är nog inget som någon Boråsare intresserad att få dagliga uppdateringar om, även om det påverkar Stockholmskontoret och är av intresse för dem! Välutvecklade och genomtänkta intranät tar hänsyn till detta, men det gäller att tänka på det redan i kravställningen – vilken information är relevant för vem, och hur ska vi styra den? Personalisering av intranät är en viktig del av arbetet, här ges man möjlighet att utveckla en plattform som blir nyttig och välanvänd då den tillför ett värde till vardagen. Att mötas av relevant och intressant information gör att intranätet blir ett uppskattat verktyg som används.

Hur styr vi vårt innehåll?

På samma sätt som vi är vana vid att i sociala medier få den information som är relevant och intressant måste det fungera på samma vis när det kommer till intranätet. Genom att använda sig av företagets Active Directory (AD) kan man styra vilka nyheter och information som ska nå vem. Detta skulle jag säga är A och O för att intranät ska bli användbart och uppskattat!

Vad är då en digital arbetsplats (och hur hänger det ihop med ett intranät)?

Okej, då har vi gått igenom intranät, dess utveckling och hur det kan tillföra värde i vardagen. Men vad är då en digital arbetsplats?

Uttrycket digital arbetsplats används idag lite slarvigt, det kan nämligen användas för i stort sett var som helst. Vi har valt att definiera det som “alla de digitala verktyg och system som vi använder i vårt arbete”. Dessa verktyg kan vara allt från Office 365, tidsrapportering, Slack, CRM och Affärssystem för att nämna några. Men bara för att man använder sig av digitala verktyg i arbetet betyder det inte att man har ett intranät. Däremot kan man börja närma sig ett möte mellan de två. Ett intranät kan ska vara en den hub där du når all information som är relevant för dig. Därför är det lämpligt att även synliggöra och integrera de digitala verktyg som används i arbetet. Istället för att behöva leta på olika platser blir intranätet centrum i den digitala arbetsplatsen.

Genom att underlätta åtkomst till den digitala arbetsplatsen och de program och funktioner genom intranätet skapar man en naturlig mötesplats. Genom att ha ett naturligt syfte med intranätet blir det lättare att nå ut med information till alla.

Varför ska man ha ett intranät?

Det är en fråga som få organisationer har ett bra svar på. 71% har nämligen inga mätbara mål för sina intranät! Detta innebär att man har investerar tid och pengar i något som man inte riktigt kan förstå eller mäta. Många har en uppfattning om hur allt ska vara på ett visst sätt utan att veta varför. Det blir svårt att motivera användningen och syftet med ett intranät om man inte har etablerat mål och förväntningar på hur det ska användas och vilka effekter det ska ha. När det kommer till våra externa webbplatser finns det i många fall tydliga mål. Det kan vara försäljningsmål, varumärkesbyggande eller informationsspridning. Man pratar ofta om Customer Experience (CX)  idag, men något som inte nämns lika ofta är Employee Experience (Ex) för våra anställda som är minst lika viktigt som CX om inte viktigare. Därför är det viktigt att ha tydliga mål med intranät och den digitala arbetsplatsen.

Vi kommer fortsätta dela med oss av våra erfarenheter och tips kring vad man ska tänka på i arbetet med intranät. I nästa del kommer vi diskutera innehållet på ett intranät mer ingående och vad man ska tänka på i sitt flöde! Följ oss på Linkedin för att inte missa något!