Att tänka på när man byter Affärssystem – En artikelserie i fem delar
DEL 1 – Förarbetet
Det finns mycket att tänka på när man byter affärssystem. Nu vill vi dela med oss av vår erfarenhet och vad vi tycker man ska tänka på inför, under och efter ett affärssystemsbyte.
Detta är en artikelserie som syftar till att kortfattat och övergripande beskriva några viktiga steg att ta när ett bolag ska se över sin systemkarta och byta ut själva hjärtat – affärssystemet. Affärssystemet är oftast navet i hela systemlandskapet och det system som ska hålla mest grunddata; därmed är det oftast master för de övriga systemen.
Detta är artikel 1 av 5 som kommer gå igenom förarbetet innan upphandlingen går igång. Kommande artiklar kommer handla om valet av system, valet av implementationspartner, själva implementationen och till sist några tankar kring förvaltning.
Beskriv ett önskeläge – från företagsledningen
Det vanligaste är att man börjar med att beskriva ett nuläge. Det behöver förvisso göras förr eller senare, men oftast är det mer givande att börja från andra sidan och utgå från företagsmålen. Detta kan vara mission/vision, de ekonomiska målen eller tillväxtmålen. Det spelar ingen större roll – för oavsett vilka mål man utgår från kommer man ganska snabbt förstå vart man är begränsad.
Ett generaliserat exempel: Om våra utvalda mål är att ”ge kunden marknadens bästa köpupplevelse” och ”vi ska växa med lönsamhet, 15% årligen” ger dessa oss en fingervisning om att våra kanaler mot kund (e-handel, butik, omni, etc) kommer spela en större roll än funktioner som ämnar att flödeseffektivisera eller kostnadsbespara. Det ena behöver inte utesluta det andra, men det ger en överblick över vad som behöver prioriteras.
Nuläget – Var är ni idag?
Ta med informationen från föregående steg och dela in verksamheten i grupper. En klassisk indelning för ett handelsbolag är inköp, lager/logistik, försäljning/marknad och ekonomi. Det kan fortfarande vara rätt, men det skulle även kunna vara uppdelat efter processer. Exempelvis ”produktutveckling till inleverans” eller ”kundbehov till levererad produkt” för att hitta de verkliga kärnområdena. Det är olika hur bolag gör, det beror mycket på vad man kommer fram till i föregående steg samt vilka individer och roller som finns tillgängliga.
Träffa sedan drivna medarbetare i workshops inom varje område och fråga dem hur de jobbar idag och i vilka system. Fokusera på vad är det som begränsar dem att bidra fullt ut till de företagsmål som finns. Vad är det som saknas: tid, resurser, system eller kunskap?
Fundera över skillnaden mellan de två…
De två föregående stegen kommer att sluta i många förbättringsområden och de flesta går att översätta till systembehov. Allt kommer man inte orka göra på en gång. Kanske är det för tungt för personalen, kanske är det för tungt för likviditeten, men det viktiga är att dela in i faser och prioritera i rätt ordning.
När man vet vad man ska göra och varför är det läge att titta på vilka olika system som kan finnas på marknaden som kan hjälpa företaget uppnå de grundläggande målen.
Missa inte den andra delen av artikelserien om vad man ska tänka på när man byter affärssystem som släpps nästa fredag!
Vill ni veta mer eller ha stöd i ert projekt?
Kontakta oss så berättar vi mer!
