Hejco och Martinson är två välkända varumärken som tillverkar, och säljer kläder huvudsakligen till hälso & sjukvårdssektorn, städ & service samt restaurang & storkök.
Under 2021 förvärvade Hultafors Group arbetsklädstillverkarna Fristads, Kansas och Leijona från Fristads Kansas Group. Detta innebar samtidigt att flera varumärken kopplat till hälso & vårdsektorn, däribland Hejco och Martinson blev kvar i befintlig koncern och skulle nu stå på egna ben avseende IT-plattform, system, integrationer och lager/logistik.
INVOLVUS fick uppdraget att tillsammans med verksamheten hjälpa dem på resan mot en egen miljö.
Utmaning
Hejco och Martinson fanns då i Fristads IT-miljö, men nu uppstod ett ”carve out projekt”. De skulle nu bli en fristående enhet och behövde därför en helt egen fungerande IT-plattform innehållande ERP-system med tillhörande systemintegrationer tillsammans med bl.a. lager och tullhantering.
En av de största utmaningarna var att projektet behövde genomföras under ett så kallat övergångsår där man var tvungna att vara ute ur Fristads miljö och hade därför en tydlig tidspress. En uppgift som till en början kunde kännas övermäktig.
Det fanns heller ingen egen IT avdelning eller IT-chef då allt hade driftats genom Fristads IT-avdelning.
Lösning
Jenny Ask från INVOLVUS som varit huvudprojektledare för carve out projektet berättar:
”IT var ett av delprojekten där vi fick starta från grunden. Vi satte ihop en projektgrupp som deltog i alla faser, men först fick vi ta fram en beslutsmatris för att hitta en ideal lösning som uppfyller bolagets behov, krav och önskemål”.
På agendan stod bland annat:
- Kravställa, upphandla och implementera egen IT-plattform tillsammans med ny hostingleverantör.
- Arbeta fram underlag för beslut om ERP-system/licensformer, upphandla leverantör, implementera och testa systemen.
- Integration mellan system för många av företagets flöden.
- Upphandla nya licenser och implementera molnbaserade system där b.la M365 ingår.
- Implementera systerbolag in i nya driftmiljön och i 365.
- Nytt system för lager och skanningshantering.
”Vi har många integrationer i miljön där mängder av information flödar genom systemen och skall fungera automatiskt och säkert i den nya miljön. PLM-system, webbshop med konfigurator, PIM, mediabankar, Transportadministrationssystem, BI och fakturahantering är några exempel på de funktioner som vi har hanterat under resan”, fortsätter Jenny Ask
Samtidigt som ovanstående projekt genomfördes startades även nästa delprojekt som var logistik och lagerhantering där vi under samma period upprättade tullfritt lager i Norge och flyttade befintligt lager från Viared utanför Borås. Här implementerades också nytt lagersystem tillsammans med moduler för skanningshantering.
Företaget valde även att använda INVOLVUS som IT-chef där organisationen kring IT & Digitalisering började byggas upp för att fortsatt stödja användare och kunder efter projektet.
Resultat
2022 är nu här och Hejco och Martinson finns nu under eget paraply där IT-miljön finns på plats. Affärssystem, webbshop tillsammans ovan nämnda integrationer och lager är i funktion även om det givetvis finns saker att förädla fortfarande.
Företaget är nu framtidssäkrat och IT-organisationen är under uppbyggnad. INVOLVUS har hjälpt till att ta fram förslag och plan för hur denna skall se ut i framtiden tex avseende applikationsägare och superusers vs de partners vi har på leverantörssidan för att effektivt stödja det fortsatta arbetet i den digitala transformationen.
”Det har varit en tuff resa med tidspress, men tillsammans med alla medarbetare i verksamheten där alla ställt upp har vi nu nått fram till målet”, avslutar Jenny Ask på INVOLVUS.
