LBC Borås är ett välkänt varumärke och har gjort en framgångsrik digitaliseringsresa de sista åren där INVOLVUS har varit en självklar del i arbetet. LBC har tre olika verksamhetsområden som ställer stora krav på system, tillgänglighet och kontinuerlig utveckling. Tillsammans med LBC beskriver vi här en del av det arbete vi gjort tillsammans under åren och som bidrar till att LBC Borås står starka och konkurrenskraftiga på marknaden även i framtiden.
Från Ekonomichef till Affärsstöd
LBC Borås hade tidigare precis som många andra företag som är upp till 100 anställda en utpekad person som ansvarade för IT-frågorna. På företag av denna storlek är det vanligt att en ekonomichef, inköpschef, VD eller annan utsedd person med intresse för IT är ansvarig för området. De dubbla rollerna gör ofta att digitaliseringen kommer i andra hand p.g.a tid och kompetensbrist, berättar Jim Ring från INVOLVUS.
För att snabbare komma framåt på sin digitala resa har LBC under åren byggt upp en egen affärsstödsgrupp som består av personer med hög verksamhetskunskap inom våra tre affärsområden, ekonomi och IT. Denna mix av kompetens ger LBC rätt förutsättningar att besluta och prioritera avseende de utvecklingsbehov som finns.
Att ha en plan och en budget för sin resa
Ett framgångskoncept under denna digitala resa var att tillsammans med verksamheten analysera och förbättra företagets arbetsprocesser, ta fram en målbild och sedan koppla IT-plan och budget mot företagets affärsmål. Underlaget och planen ger svaren på att företaget arbetar med rätt saker på rätt tid och revideras årligen, fortsätter Jim Ring
Under åren har LBC tagit flera steg för att effektivisera verksamheten i de stödfunktioner som finns på kontoren men också gentemot åkerierna som är kopplade från sina bilar in mot systemen.
LBC Borås har flera olika verksamhetsområden och många system, och här krävs integration för att allt skall fungera effektivt. Vi arbetar ständigt med att automatisera orderflödet och minska den manuella administrationen. De nya systemen ger nu möjlighet att skjuta in orderinformationen direkt in i transportsystemet vilket sparar mycket tid för transportledaren och bokningar för våra kunder hanteras snabbare, beskriver Lars Önnerdal
Affärssystem kopplat till mobil verksamhet
Kunderna ställer allt högre krav på effektiva bokningssystem med snabb återkoppling kring status på transporter och arbeten. Analysen och processkartläggningen av verksamheten gav svaren och kravställning/upphandling av leverantör och system samt införande genomfördes med hjälp av INVOLVUS.
Det gamla transport och ekonomisystemet byttes ut mot moderna system där integrationer och automation nu är en naturlig del för att minska det manuella arbetet. Koppling mot mobila system och enheter i bilarna som åkarna använder måste fungera. Här har det tagits stora steg utvecklingsmässigt för att komplett information snabbt skall flöda fram och tillbaka mellan våra och kundernas system, samt att det skall vara enkelt för åkarna att rapportera under sitt arbete, fortsätter Lars Önnerdal.
Ekonomi och uppföljning
Effektiviseringar har också gjorts på ekonomisidan. Transport och ekonomisystem är integrerade tillsammans med ett molnbaserat attestsystem samt effektiva verktyg för uppföljning av verksamheten.
Utveckling av EDI-fakturor och digitala aviseringar genomfördes för att minska kostnader för papper, porto och administration, men givetvis också kopplat till hållbarhet.
Dessa system ger nu oss möjlighet att analysera och följa upp verksamheten på ett effektivt sätt och skapar också möjlighet att ta fram återkommande rapporter för kunderna vilket är ett krav, berättar Niclas Österberg, Ekonomichef på LBC Borås.
Kommunikationskanaler
Telefoni är dock fortfarande en viktig funktion och är verksamhetskritisk. Därför byttes den gamla växeln ut mot en ny modern molnbaserad växel. Med den nya växeln kan nu också LBC sköta stora delar av funktioner och administration själva. I pandemitider har den nya växeln också gett LBC bättre möjligheter att kunna arbeta hemifrån på ett enkelt sätt.
Pandemin gjorde också att företaget var tvungna att se över kommunikationskanalerna internt och externt. INVOLVUS utbildade samtlig personal i MS Teams, och förutom att virtuella möten slagit igenom på bred front så skapas nu också grupperingar internt och externt för effektivt samarbete och kommunikation, berättar Jim Ring vidare.
Ett nytt Intranät implementerades för att effektivt ta del av information samtidigt, men också skapa möjlighet för samarbetsytor. En LBC-APP byggdes också med integration mot intranätet för att enkelt kunna ta del av och rapportera in information via mobila enheter för anställda, men även till åkarna som arbetar via LBC. Detta minskade också mailflödet i företaget.
Genom alla de funktioner som finns i de molnbaserade programmen så ger detta nu LBC rätt verktyg för att arbeta effektivare och kunna ta del av information varifrån som helst och från vilken enhet som helst. Här tar vi stora steg framåt varje år, fortsätter Jim Ring.
Framtid
Vi arbetar ständigt med att förbättra och effektivisera arbetet för LBC Borås anställda, åkerier och våra kunder då efterfrågan på våra tjänster ökar hela tiden, och just nu reviderar vi IT-planen inför nästa år där b.la en hel del lagring flyttas till molnet för effektivare arbetssätt och ännu mer automation är planerad.
Detta gör att vi kan fortsätta att ligga i framkant och erbjuda ännu effektivare tjänster inom Bygg & Anläggning, Gods & Logistik samt Miljö & Återvinning till våra nya och befintliga kunder, avslutar Lars Önnerdal.
Vill du göra samma digitala resa som LBC Borås och läsa om framgångsfaktorerna för att effektivisera din verksamhet och nå dina affärsmål? Kontakta oss på INVOLVUS.
Vår vision är att vara det självklara valet när det gäller oberoende rådgivning för att framtidssäkra kundernas verksamhet i Sverige.
