I veckan genomförs Byggmässan i Göteborg där digitalisering ligger högt på agendan. Då kan det vara på sin plats att summera min och INVOLVUS erfarenhet av Bygg & Anläggningsbranschen, där vi under många år hjälpt företagen att framtidssäkra sin verksamhet, men också titta vad som händer framåt.
INVOLVUS verkar som oberoende strategiska rådgivare, projektledare och IT-ansvariga på många Bygg & Anläggningsföretag. Vi har därför bra koll på vad marknaden erbjuder i form av system och tjänster, men också hur många i branschen tänker framåt på sin digitala resa. Vi har också ett eget kompetensteam för Bygg & Anläggning som diskuterar och framtidsspanar vad som händer i branschen. De företag vi arbetar med har inte en persons kompetens, utan en grupp av personer med olika kompetenser som stödjer alla processer på företaget.
Resan är påbörjad – vi gör det tillsammans
När vi började arbeta med it-relaterade utvecklingsfrågor tillsammans med Bygg & Anläggningsföretagen för ca 12 år sedan, så såg vi en ganska omogen bransch kopplat till digitalisering. Fokus låg mycket på det praktiska byggandet och det fanns emellanåt en ganska liten förståelse för digitaliseringens fördelar kopplat till byggbolagens effektivitet och lönsamhet.
Men vi märkte ganska snabbt, att om vi slog ihop vår IT-kunskap tillsammans med företagens verksamhetskunskap så hittade vi också lågt hängande frukter där vi kunde effektivisera och automatisera processerna, men också sänka kostnaderna.
Avtal & kostnadskontroll
Problematiken som fanns på den tiden var b.la ostrukturerade data, där bolagen hade olika it-plattformar och program inom koncernen. Detta gav i sin tur högre kostnader som speglade av sig i avtal, licenser och manuellt arbete i bolagets processer.
Genom avtal och kostnadskontroll, tydligare krav på leverantörerna och en målbild kopplad mot bolagens affärsplan kan kostnaderna ofta sänkas direkt med 20%, och här har många kommit en bra bit på vägen genom att samverka på ett annat sätt inom koncernen när man handlar upp licenser och tjänster, och har också en större medvetenhet kring tex projektens it-kostnader..
Mängder av IT-relaterad utrustning är involverad i projekten och det kostar mycket pengar att hela tiden köpa in nytt. Idag är målbilden att hela tiden minimera inköp av ny utrustning och i stället effektivt återanvända befintlig utrustning i projekt. Detta bidrar samtidigt till både hållbarhet och besparingar och kan genomföras genom att arbeta med effektiva verktyg och rutiner för dokumentation, men också genom utbildning och information kopplat till ansvar för utrustning och företagets hållbarhetsmål.
IT-lösning i molnet – historik-nutid-framtid
Under många år har IT-plattformen funnits i huset alternativt outsourcats till lämplig IT-leverantör som ansvarat för driften. Att ha servrar ”inhouse” försvinner mer och mer även om det kan finnas branscher kopplat till produktion och konstruktion där det fortfarande kan vara motiverat. Argumentet att outsourca till en extern leverantör var ofta, ”bekymmersfri IT till fast kostnad”, ”vi tar hand om allt så kan ni fokusera på att bygga”, vilket uppskattades av ekonomichef och ledning. Så är det givetvis inte!
- Program uppdateras ständigt vilket ställer högre krav på miljön och leder ofta till högre kostnader efter hand.
- Operativsystem på servrar måste uppgraderas eller ersättas.
- Gamla program ersätts av nya och skall tillhandahållas av användarna.
- Cyberkriminaliteten ökar konstant i världen vilket hela tiden skapar arbete för att säkra miljön.
IT-plattformen med servrarna som tillhandahåller programmen är något man vill lägga så lite pengar på som möjligt. Driftsäkerhet och minimala störningar är viktigt samtidigt som säkerheten värderas högt. Men plattformen och servrarna i sig ger ofta inget mervärde eller ökar produktiviteten för bolaget.
Idag ser det annorlunda ut. Molnbaserade lösningar växer fram. Drift av IT-plattform och grundläggande tjänster tillhandahålls vanligtvis av de stora drakarna som Microsoft, Amazon mfl som har en betydligt högre driftsäkerhet. I vissa fall behöver man inte ha en egen server för tjänsten, utan man köper/hyr helt enkelt en funktion eller tjänst som tillhandahålls blixtsnabbt och man behöver inte tänka på ovanstående nämnda uppgraderingar då detta oftast sker i farten utan nertid eller störningar.
Men det gäller att göra sin hemläxa innan man kliver ut i molnet. Kostnaderna bygger b.la på volymen data som flödar så det är viktigt att en analys, mätning och kartläggning av sin verksamhet och arbetssätt genomförs för att se om en molnbaserad tjänst passar in.
Rätt information i realtid, nu börjar det hända saker
Det är när vi kommer till programmen som verksamheten använder det börjar hända saker! Och detta har förändrat bilden av hur vi skall arbeta framgent för att nå informationen enkelt oavsett om vi använder en dator, surfplatta eller mobil.
Många system och programvaror i byggbranschen är föråldrade. De bygger på tesen att de skall installeras på servrar och sedan tillhandahållas genom en klient installerad på datorn. Detta fungerar givetvis fortfarande, men nu arbetar vi tillsammans med byggbolagen för att inventera marknaden efter de leverantörer som bygger systemen helt webbaserade med åtkomst överallt oavsett enhet. Som kund behöver man inte tänka på vilken kraft man behöver bakom dessa programvaror. Åtkomst sker genom webbläsaren, integrationer finns mot andra system för att samla och analysera nödvändiga data och därmed få tillgång till rätt information i realtid. Detta är en av de viktigaste bitarna för ett byggbolag, att kunna följa projektets ekonomi och prognostisera rätt. Har man inte stödsystem för detta är det lätt att ”köra av vägen” i ett byggprojekt.
”Ritar om kartan på marknaden”
Väldigt många bolag ser över och byter projekthanteringssystem just nu. Dels för att vissa system gått ur tiden, leverantörer väljer att sluta utveckla produkten, men också för att det erbjuds nya sätt att leverera programmen för Bygg & Anläggningsbranschen, även här webbaserad utan komplicerade och tidskrävande installationer. En del byggbolag väljer också att utveckla och konfigurera egna nya system som bättre stödjer sin verksamhet.
Även ekonomisystem ses också över och byts ut i stor utsträckning, och här tas givetvis hänsyn till integrationer mot kalkylsystem, projekt och prognosmoduler för att säkerställa att uppföljning kan göras effektivt.
Marknadens erbjudande av system för att dela information före-under-efter projektet internt och externt har också ökat under de sista åren. Idag finns möjligheten att använda befintliga molntjänster och bygga egna flöden, men också som tidigare köpa in färdiga system där det bara är att trycka på knappen och börja arbeta i dem. Här måste man också titta på sitt behov och analysera nuläge-framtid och också jämföra kostnaderna kring egen administration vs färdiga system. Även här varierar betalningsmetoderna och detta är viktigt att ta hänsyn till.
Målbilden i vårt arbete tillsammans med byggbolagen är:
- Effektiv kontroll och bättre beslutsunderlag inför/under/efter projekten
- Minska antal manuella moment och spara tid och kostnader
- Färre fel som ett resultat av validerade data mellan system
Ovan målbild är inte unikt för byggbranschen utan är det högst prioriterade området i många branscher.
Det är dock viktigt att man gör förarbetet innan man kliver ut och påbörjar resan att byta system. Ha koll på dina processer, nuläget och ditt framtida önskeläge. Vad saknar vi? Finns det några tidstjuvar som vi behöver ta hänsyn till. Alla system passar inte för alla bolag. Skall vi satsa på ett system som innehåller nästan alla funktioner, eller skall vi köpa fler system som man integrerar mot varandra för att det bättre skall motsvara verksamhetens krav? Frågorna är många!
De nya systemen innebär också ett annat sätta att ta betalt. Nästan alla leverantörer anammar olika typer av abonnemangsmodeller med månadskostnad/användare. Det är viktigt att tänka till, då något som verkar billigt från början kan bli betydligt dyrare i slutändan. Här behöver man ha koll på vad avtalen säger framåt avseende prishöjningar och villkor, men också vilka roller i verksamheten som behöver åtkomst till vilka program så man inte slentrianmässigt ger alla en dyr programlicens som ligger och kostar pengar.
Digitalisering skapar konkurrensfördelar
Ett byggbolag som ligger i framkant avseende digitalisering har också konkurrensfördelar i form av att det attraherar yngre personer till företaget. Den unga generationen ställer helt andra krav och är mer öppna för förändring. De driver digitaliseringen framåt.
Att använda moderna verktyg och programvaror tillsammans med genomtänkta integrationer skapar också möjligheten till att få ut viktig visuella data för tex projektuppföljning. Dock är det inte bara avhängt på tekniken för att nå målet, utan det finns alltid människor och rutiner som måste följas för att rätt data och uppföljning skall kunna ske. Tekniken ger dig förutsättningen, men glöm inte att satsa på utbildning av personalen. Detta blir lätt eftersatt.
Tveka inte att ta in extern kompetens under resan. De företag som är mest framgångsrika använder extern kompetens som har koll på marknaden, vilka system som är bäst lämpade, vilka leverantörer som är duktiga och kan också leda Er genom processkartläggningar, upphandlingar och projekt för att nå slutmålet i rätt till tid rätt kostnad. Denna externa kompetens tillsammans med företagets verksamhetskunskap ger ofta ett oslagbart partnerskap.
Fiberkommunikation i alla Byggprojekt
Ett effektivt projekt kräver givetvis på duktiga byggnadsarbetare, arbetsledare, kalkylatorer etc, men för att det skall flyta på krävs också bra uppkopplingar mot systemen. Ett av dåtidens och nutidens stora frustration är kommunikation ut på byggarbetsplatser. Tidigare ”delade man sin telefon” till datorn alternativt en USB-sticka, och sedan försökte man hjälpligt arbeta mot tungrodda system via VPN-tunnlar och levde med ständiga avbrott.
Idag är 4G/5G är mer utbyggt, kommunikationen är snabbare och något stabilare. Genom bra avtal med operatörer tillsammans med paketerade ”allt i ett” lösningar för byggprojekten har uppkopplingsmöjligheterna förbättrats, och idag kan en platschef enkelt flytta med sig sin kommunikationsutrustning från ett projekt till ett annat, ofta utan att behöva blanda in it-tekniker och därmed också reducera kostnaderna.
Dock finns problematiken fortfarande kvar när man inte når en fiberlänk utan endast via 4G/5G.
- Ett byggprojekt bredvid en skola störs av en rast där eleverna kopplar upp mobilerna mot samma mast.
- Täckningen är fortfarande ett bekymmer beroende på val av operatör då man ofta startar byggnation i områden där det inte finns någon infrastruktur på plats.
Det finns ofta möjlighet att dra ut fiber genom olika operatörer, dock skiljer det sig mycket i pris beroende på stad och område, och här får man göra en bedömning om kostnaden och arbetet är värt sitt pris mot projektets löptid.
I de flesta projekt så utförs markarbetet i ett tidigt skede. Rören för att sedan kunna blåsa in fibern dras fram då dessa sedan skall kopplas och aktiveras till den färdiga fastigheten. Det finns säkert någon bra förklaring kopplat till ägande och avtal gällande min fråga nedan, men om alla är överens om att en stabil uppkoppling är en viktig del för att ett projekt skall flyta på, och det också bidrar i totalen till minskad tid, avbrott och kostnader,
”Varför kan man inte dra fram och aktivera fibern direkt vid start i byggprojektet då den ändå skall användas i fastigheten när projektet är klart?”
Framtiden
Framöver kommer vi att få se mer och mer molnbaserade lösningar kopplat till plattform och programvaror. De flesta leverantörerna satsar inte längre på att utveckla traditionella programvaror där programmen installeras på företagets dator/Server, utan väljer att lägga utvecklingspengarna på webbaserade programvaror med nya betalningsmodeller.
Att digitalisera och därmed framtidssäkra sin verksamhet kostar pengar, men ingen har råd att stå kvar på perrongen när tåget nu går. Det viktiga är att prioritera och välja att investera i rätt saker nu och framåt, hitta det som verkligen effektiviserar processer i verksamheten.
Det skall bli mycket spännande att delta på Byggmässan 2023 i Göteborg och få lyssna på intressanta paneldebatter, talare och träffa leverantörer kopplat till digitalisering. Vi hoppas få höra om erfarenheter, utmaningar och framtidsspaning avseende ovanstående områden och förmodligen också om utvecklingen av BIM, digitala tvillingar och andra revolutionerande lösningar. Kommer talarna att kunna hålla sig från att prata om AI och ChatGPT?
För idag ser vi en bransch som gått från forntid till nutid och i flera fall också ligger i framkant avseende digitalisering. Dessutom finns ett stort intresse av att hitta smarta lösningar som sänker kostnader, automatiserar och förenklar arbetet.
Detta nuläge och framtida intressanta möjligheter tar vi med oss när INVOLVUS fortsätter hjälpa Bygg & anläggningsbranschen att framtidssäkra sin verksamhet.
2023-04-24 – Jim Ring, Oberoende strategisk rådgivare/IT-chef på INVOLVUS
Vill ditt bolag säkerställa verksamheten, nå dina affärsmål och gå från forntid till nutid? Kontakta oss på INVOLVUS.
Vår vision är att vara det självklara valet när det gäller oberoende rådgivning för att framtidssäkra kundernas verksamhet i Sverige.
INVOLVUS startades 2011 med en ambition att erbjuda oberoende rådgivning inom IT. Våra kunder använder vår kunskap, erfarenhet och breda kontaktnät för en långsiktig hållbar utveckling av sin verksamhet där IT är ett stöd. Vi på INVOLVUS har lång erfarenhet och tidigare tjänster har varit inom försäljning, leverans och ledningsarbete i IT-branschen. Vi har idag kontor i Stockholm, Göteborg, Uppsala, Örebro, Borås, Karlstad, Varberg och Helsingborg, men har som mål att växa över hela landet. Vi ger företag möjlighet att genom oss öka kompetensen inom den egna IT-funktionen.