Välja Affärssystem

Del 2 av 5 – Att tänka på när man ska välja affärssystem.

Detta är den andra delen en artikelserie som syftar till att kortfattat och övergripande beskriva några viktiga steg att ta när ett bolag ska se över sin systemkarta och byta ut själva hjärtat – affärssystemet. Affärssystemet är oftast navet i hela systemlandskapet och det system som ska hålla mest grunddata. Detta innebär att affärssystemet oftast är master för de övriga systemen.

Kommande artiklar kommer beröra valet av implementationspartner, själva implementationen och slutligen några tankar kring förvaltning. Vill du läsa den första artikeln om förarbetet inför ett affärssystemsbyte så hittar du den här.

Vanligtvis tittar man på implementationspartner och systemet i kombination. Vi har dock att skilja på de två eftersom de två områdena har unika saker som man behöver tänka på innan man bestämmer sig för både system och partner.

Best Of Breed eller helintegrerat System?

Det första ni behöver göra inför valet av affärssystem är att fundera på är hur hela er systemkarta ska se ut. Det finns olika strategier att välja mellan och det är viktigt att identifiera hur ens egna verksamhet ser ut och vilka funktioner som är kritiska. De vanligaste strategierna som är växlar i popularitet är Best of breed och helintegrerade system. Alternativet med Best of breed innebär att man använder expertsystem för alla funktioner och integrerar dem med varandra. När det kommer till helintegrerade system finns alla funktioner från början men man kan behöva göra avkall på vissa expertfunktioner.

Här finns inte några rätt eller fel, men det är viktigt att veta skillnaden och hur valen påverkar verksamheten. Om någon funktion är kritisk för eran verksamhet lönar det sig oftast att titta på expertsystem för just den delen och anpassa integrationer därefter. Integrationer utvecklas och blir bättre och mer pålitliga i takt med teknikens utveckling. Dessa utgör en allt mindre risk och blir allt vanligare.

Affärssystemets funktioner och inriktning

Det finns många aspekter att ta hänsyn till relaterat till hur produktägare differentierar sina erbjudanden, vi listar några av frågorna som är bra att ställa sig.

Några frågor att ställa sig:

Vilket bolag är det som utvecklar systemet? Är det ett bolag med stabil grund och hur ser deras framtid ut?
Hur ser modellen ut – säljer och implementerar utvecklarna systemet själva eller arbetar de i partnerorganisation?
- Hur ser i så fall den organisationen ut? Detta kan få stor påverkan på hur flexibelt det är att byta partners eller konsulter om behovet skulle uppstå.
Vilka andra använder sig av det systemet som ni är intresserade av?
- Kommer produktägaren vara motiverad att utveckla systemet efter er bransch?
Anpassas systemet med funktioner för er?
- Projekt, service, handel eller tillverkning?
Finns det tillkopplade lösningar och appar för att ytterligare höja användargraden och flexibiliteten?
- Hur ser möjligheterna ut för integration mot era andra system?

Frågorna ovan innebär inte att det finns tydliga rätt eller fel. Svaren på frågorna är det som ska guida er mot vilka system som borde utvärderas extra inför valet.

Teknik och framtid

Tekniken utvecklas snabbt och idag finns det möjligheter som inte fanns för bara några år sedan. Applikationer som är utformade och utvecklade för att finnas i molnet blir fler och fler.

För en del företag finns inte förutsättningar på plats än. Detta gör att några kan tvingas köra applikationer ”on premises” i väntan på att blir redo för molnet. Därför är det viktigt att vara noga med hur leverantörens roadmap för ”vägen till molnet” ser ut. Det är viktigt att tänka långsiktigt eftersom alla kommer kommer hamna i molnet förr eller senare. Det är viktigt att hela systemfloran håller ihop för att det inte ska bli problem med integrationer om någon utvecklare sticker i utvecklingen och någon hamnar efter.

Var också noga med att ta reda på hur systemet hanterar anpassningar och utveckling som behövs för er organisation och hur det påverkar eventuella uppgraderingar i framtiden. Uppgraderingar bör vara kostnadsfria (ur en projektsynpunkt, det kostar garanterat pengar i antingen licens eller serviceavtal, men ska inte innebära ett projekt) och dessa bör vara automatiska vid molndrift.

Det är viktigt att jämför olika system och fundera över hur mycket specialanpassningar som kan behövas för att uppfylla just era behov och hur dessa specialanpassningar kan påverka uppdateringar eller integrationer i framtiden. Utvärdera även hur de affärssystem som ni är intresserade av interagerar med era andra system. Kolla upp att ni inte stöter problem med era andra system som inte klarar av att prata med det tilltänkta affärssystemet av olika anledningar.