Det här är den sista artikeln som kommer ta upp några enkla saker att tänka på när systemet ska förvaltas efter att det går Live. Vill du läsa de första fyra artiklarna kring förarbetet före du väljer system, valet av system och partner samt om projektet hittar du dem här!
Direkt efter en systemimplementation är det lätt att andas ut och bara se på när det rullar. Men det är nu som man får mest effekt av att direkt ta tag i vidareutvecklingen. Denna bör alltid ske i små kontrollerade steg, men planen måste ändå finnas där.
Ha en plan för vidareutveckling
I de tidigare artiklarna i har vi tipsat om att inte göra allt på en gång. Det viktiga är att gå efter den ”lågt hängande frukten” i steg 1 och sedan se till så att systemet kontinuerligt vidareutvecklas. Med utveckling menas inte nödvändigtvis teknisk utveckling utan snarare att driftsätta vissa funktioner och flöden eller koppling till andra system genom integrationer. Glöm inte bort att ständigt arbeta med att förbättra. Det här är något som oftast glöms av efter driftsatt projekt.
Se till att ha en löpande kontakt med er leverantör, oavsett om det är en leveranspartner eller om det är direkt med en systemleverantör. Genom detta får ni exempelvis information kring nyheter i nästa version av systemet och kringprodukter, men även möjligheter att ”boka” leverantörens resurser och bli prioriterade som kund.
Operativ styrning
För att realisera det som står i föregående punkt behövs intern operativ styrning av arbetet med systemet. Strukturera arbetet och se till att det är tydligt vem som har ansvar för:
- Up-time, dvs att integrationer och systemet i allmänhet är i drift och fungerar som det ska.
- Förbättringsåtgärder. Hur ser utvecklingsplanen ut framåt och när/hur ska ni driftsätta nästa funktion?
- Uppdateringar/uppgraderingar. Om ni inte använder en riktig molnbaserad tjänst bör det finnas en plan för att hamna där. Tills vidare: när/hur ska uppgraderingar ske?
Dessa punkter kan skötas av samma person, men det måste finnas en struktur i att hålla dessa punkter levande. Det är en viktig del i bolagets budgetering och uppföljning. Ett sätt att nå företagsmålen helt enkelt!
Support
Efter implementation är det vanligt att skriva ett supportkontrakt med den levererande parten och förvänta sig att denne ska erbjuda all support man behöver. Naturligtvis behövs stöd, men riktigt så enkelt är det inte. Oftast är det bra att ha egen ”first-line support” internt – det innebär att ha egen personal som kan sin process i systemet riktigt bra och kan supportera resten av personalen i de vanligaste frågorna. Normalt är detta ett par individer på bolaget, exempelvis en för ekonomi, en för lager och en för inköp.
Att ta det ansvaret för sitt eget system är ett sätt att ta ägandeskap och minimera risken att bli alldeles för beroende av någon annan. Dessutom sprider man kunskap över bolaget kring hur vi faktiskt jobbar och framförallt varför momenten genomförs i ett system.
Detta var den sista delen i serien om vad man ska tänka på när man byter affärssystem. Vill ni veta mer eller diskutera något är det bara att höra av sig!
Vi kommer släppa fler artiklar under nästa år, följ oss på Linkedin för att inte missa något!