Den digitala arbetsplatsen och intranätet.

Många har tvingats att snabbt börja arbeta digitalt, och visst är det smidigt? När krisen är över och allt börjar stabilisera sig tror vi att allt fler kommer titta på att utveckla den Digitala Arbetsplatsen. Vi har sammanställt några av våra tips på vad man ska tänka på när det är dags att kika på nya intranät och digitala arbetsplatser. Ni hittar våra tidigare artiklar här.

Den här delen kommer att handla om hur man ska tänka när det närmar sig beslut, både kring vilka system / lösningar man ska välja men även hur man ska tänka kring leverantörer och framtida utveckling.

Vilken lösning ska jag välja?

Så finns det ett självklart val som loser alla problem? One to rule them all? Nja, så enkelt är det tyvärr inte när det kommer till system!

Vi har tidigare pratat om best of breed när det kommer till affärssystem där man väljer ut och integrerar de system som passar bäst för verksamheten. Denna strategi gäller även för intranät.

Så hur ska man tänka när man plockar ihop sitt systempussel? Finns det negativa aspekter eller risker med att välja de verktyg som är bäst för verksamheten?  Att plocka russinen ur kakan kan tänkas enkelt men det finns ändå en del att tänka på.

Den första frågan att ställa sig när man börjar integrera olika verktygs är: ”vad händer när jag uppdaterar något?” Det är också viktigt att fundera på om verktygen är beroende av varandra. Vad händer om ett verktyg slutar fungera? Påverkas de andra verktygen om något händer? Det är viktigt att säkerställa funktionalitet utan att det påverkar hela verksamheten om något händer. Tänk ut vanliga scenarion och säkerställ hur det fungerar om (när) något händer.

Integrera olika system!

För att detta ska fungera behöver man tänka på att inte bygga allt i ett system. Istället ska man arbeta med enkla integrationer och API:er som anropar och skickar informationen mellan de olika systemen. Det är svårt att inte prata om SharePoint och kopplingen till Office365 när man pratar intranät och dokumenthantering. Med Modern Experience för SharePoint i Office 365 har väldigt mycket blivit enklare att skapa ett bra intranät. Däremot är SharePoint är inte lika starkt när det kommer till integrationer mot andra system. Det är viktigt att väga fördelar och nackdelar när man ska välja plattform!

Ett allt vanligare alternativ, som vi sett mycket av är att man väljer att kombinera ett CMS (Content Management System) med SharePoint. En sådan kombination gör integrationer med andra system enklare, samtidigt som man får med sig dokumenthanteringen i Office365.

Vad är ert syfte med ett nytt intranät?

Innan ni väljer vilken lösning ni ska välja behöver ni ta reda på vad som passar er. Inled alltid med en förstudie, här krävs det att ni gör en riktigt bra kartläggning av vilka system ni använder och hur användarna arbetar i dem. Det kan låta självklart, men det är viktigt att verkligen fundera över vad ni egentligen vill ha och behöver. Det ni behöver ta fram i er förundersökning är:

• Vad ska ni uppnå med er investering?
• Varför behöver ni förändra?
• Hur ser stödet ut för andra enheter? Mobiler, plattor etc.
• Hur ser er infrastruktur ut? Finns det några regleringar i kring hur dokumentlagring ska ske?
• Hur ska information uppdateras? Hur ser stödet ut för informationsuppdatering när det kommer till plattformsvalet?
• När ska ni implementera plattformen?
• Hur kommer utvecklingen och förädlingen av plattformen ske? Har ni egen personal eller ska ni ta in konsulter?

Vem ska ansvara för utvecklingen?

Nu kommer vi ett av de viktigaste strategiska valen är: är det ni eller er leverantör som ska leda utvecklingen?

Vem känner egentligen verksamheten bäst och kan utveckla plattformen efter verksamheten? Här behöver man inte måla in sig i ett hörn. Det finns flexibla plattformar som kan utvecklas och anpassas utefter era behov och arbetssätt. Här är det viktigt att säkerställa att plattformen kan växa och utvecklas med er över tiden. Därför är det viktigt att hitta en leverantör/partner som kan möjliggöra detta på era villkor.

Vill ni veta mer?

Det finns otroligt mycket att ta hänsyn till och fundera på när man ska välja intranät. I nästa artikel kommer vi att lyfta just vad man ska tänka på i valet av plattform. Vill ni veta mer kring hur man ska tänka kring innehållet på ett intranät? Hör av er till oss så berättar vi mer! Vi är oberoende rådgivare och säljer inga system – vi stöttar företag i att ta mer välinformerade beslut kring era behov helt enkelt!

Missa inte nästa del, följ oss på Linkedin för de senaste nyheterna!